Konferensmöbler: så planerar ni flexibla mötesrum

Under sensommaren och hösten fylls kalendern hos många konferensanläggningar, kursgårdar och hotell. Företag bokar in möten, kickoffer och utbildningar, och då gäller det att lokalerna kan svara mot vad varje kund vill ha. Ett rum kan vara biosittning på förmiddagen och grupparbete i öar efter lunch. Möblerna behöver klara den växlingen utan att det tar en halv dag att flytta runt.

Vi har levererat möbler till den här typen av verksamheter i 30+ år, och den vanligaste frågan handlar sällan om utseende först. Den handlar om hur snabbt personalen kan ställa om ett rum. Här delar vi det vi lärt oss om vad som faktiskt är värt att tänka på.

Börja med flexibiliteten

Det första att fundera över är hur lätt möblerna är att hantera i vardagen. Inför en bokad konferens ska vem som helst i personalen kunna plocka fram, fälla upp och möblera om efter kundens önskemål. Ju färre moment och ju mindre lyft, desto snabbare vändning mellan bokningar.

Tänk igenom hela flödet. Var förvaras möblerna? Hur långt ska de bäras? Hur många personer krävs för att ställa i ordning ett rum? Svaren på de frågorna avgör mer om er arbetsmiljö än vilken färg bordsskivan har.

Konferensbord som går att ställa om

Ett bra konferensbord för uthyrningsverksamhet ska vara lätt att flytta och fälla. Underredet spelar stor roll här. Vissa bord har enklare mekaniska fällfunktioner, andra har gasdämpade lösningar som gör att skivan fälls kontrollerat. Vilket som passar beror på hur ofta rummen ställs om och vem som gör jobbet.

Tänk också på kvalitet och underhåll. Skivor som tål slitage och är lätta att torka av håller längre och ser presentabla ut bokning efter bokning. Vill ni ha en helt egen känsla i rummen finns möjlighet att anpassa vissa bord efter er och inredarens smak. Se vårt utbud av konferensbord och hela sortimentet med konferensmöbler.

Stolar: vikt och komfort samtidigt

Stolar plockas fram och undan om och om igen, så vikten blir snabbt en fråga om arbetsmiljö. En tung stol som ska lyftas många gånger om dagen sliter på personalen. Leta efter stolar som är lätta att stapla eller fälla ihop.

Samtidigt sitter deltagarna på dem i timmar. Komforten får inte offras för staplingsbarheten. Mjuk sits och ett ryggstöd som ger stöd över en hel dag är det gästerna märker och kommer ihåg. Bläddra bland våra konferensstolar för alternativ som väger lätt utan att bli obekväma.

Ta med hela rummet i planeringen

Möblerna är en del. Färgtoner, material, ljudmiljö, teknik och tillgänglighet påverkar hur ett möte känns lika mycket. Har ni en tydlig vision för hur rummet ska upplevas underlättar det alla val. Många tar hjälp av en inredare eller inredningsarkitekt när det är dags att göra om eller byta inriktning, och det är sällan bortkastat.

Ett vanligt misstag är att inreda för ett enda scenario. Bygger ni rummet så att det bara fungerar för en möblering blir det svårt att sälja in till kunder med andra behov. Utgå istället från att rummet ska kunna byta skepnad flera gånger i veckan.

Vagnar sparar tid och yta

En detalj som ofta glöms bort är hur möblerna transporteras och förvaras. Med transportvagnar blir det enklare att flytta stolar och bord i grupp istället för ett i taget. Det minskar antalet lyft och gör att möblerna tar mindre plats när de inte används. Ska ett rum tömmas för en annan aktivitet går det betydligt snabbare med vagnar på plats.

Väljer ni möbler och tillbehör med hanteringen i åtanke får ni rum som är både funktionella för gästerna och smidiga för personalen. Det är den kombinationen som gör att en anläggning håller tempot uppe under de mest bokade månaderna.